Auf Folgendes ist dabei zu achten:

"Geschäftsbriefe" sind alle von einem Unternehmen ausgehenden schriftlichen Mitteilungen, die ein Geschäft gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind.
Das heißt: Faxe, Postkarten, E-Mails, Geschäftsrundschreiben, Preislisten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mitteilungen an den Arbeitnehmer (wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen), Bestellscheine etc.
(Keine Geschäftsbriefe in diesem Sinne sind z.B. Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis wie etwa Postwurfsendungen, Zeitschriftenanzeigen etc.)
Je nach Rechtsform der Firma gelten unterschiedliche Vorschriften:
- Nicht-Kaufleute (Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind) etwa müssen auf Geschäftsbriefen nur ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen deutlich lesbar angeben.
Für Einzelkaufleute, Personengesellschaften (OHG und KG) und Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) sind zwingend vorgeschriebene Pflichtangaben:
- Vollständige Firma (wie im Handelsregister eingetragen)
- Rechtsform der Gesellschaft bzw. Zusatz "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau", e.K., e. Kfm. etc.
- Sitz der Gesellschaft
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer

Zusätzlich je nach Rechtsform z.B.:
- Hinweis auf Haftungsbeschränkung
- alle Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder oder deren Stellvertreter mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
- wenn es einen Aufsichtsrat mit einem Vorsitzenden gibt: ebenfalls Familienname mit ausgeschriebenem Vornamen
- u.a.

Ein Dateianhang, ein Link zum Inpressum oder eine elektronische Visitenkarte genügt offensichtlich nicht; die Angaben zur Firma gehören in den Brief selbst.
Hält man die Vorgaben nicht ein, kann ein Zwangsgeld verordnet werden - abgesehen davon, dass (wie bei der Einführung der Impressumspflicht bei Webseiten) dies wieder Futter für Abmahner sein könnte!

Übrigens: Auch E-Mails können steuerpflichtige Angaben enthalten und müssen deshalb mindestens 6 Jahre, Unterlagen für die Buchhaltung mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden!

Quellen:
HGB, §37a, AG 80 Abs. 1 S. 1 im Aktiengesetz sowie 35a Abs. 1 S. 1 im GmbH-Gesetz
fast-ihk-duesseldorf.de

Internet World Business 3/07 v. 5.2.2007

Anmerkung der Redaktion:

Wir wissen gar nicht, wie es früher
eigentlich möglich war zu kommunizeren - ohne gesetzlichen
Regeln. Man hat wohl einfach aus freien Stücken heraus, und schon von sich
aus, sowie im eigenen Interesse, seine Firmenadresse mit allen wichtigen Angaben in die E-Mail Signatur
eingebaut - lange bevor dafür gesetzliche Regelungen notwendig wurden. Gut, dass es diese Regelungen nun gibt - tummeln sich doch mittlerweile immer mehr ICH-AGs im Netz.