Unterwegs E-Mails checken, im Büro bearbeiten und zu Hause noch schnell ein paar wichtige neue Nachrichten abrufen - das gehört inzwischen bei vielen schon zum Alltag.
Doch wie kann ich mein E-Mail-Konto so einstellen, dass nichts verloren geht und ich immer auf dem neuesten Stand bin?
Wie's geht, und warum das automatisch vom Mobilgerät vorgeschlagene "IMAP" nicht immer das Gelbe vom Ei ist, erklären wir hier.
IMAP hört sich gut an, hat aber einen entscheidenden Nachteil: Gerade bei Kunden, die viele und auch größere E-Mails senden und empfangen, ist sehr schnell die Mailbox voll. Daher empfehlen wir die Benutzung von POP3.
POP3 ist zum Abrufen von E-Mails weit verbreitet. Während IMAP große Ressourcen auf dem Server belegt und "Müll" so oft nutzlos hortet, kommt POP3 mit wesentlich weniger Speicherplatz aus. E-Mail-Programme wie Thunderbird von Mozilla, Microsofts Outlook Express oder der Nachfolger Windows Live Mail, oder Outlook 2010 rufen die eingegangenen Nachrichten vom Server ab und löschen sie dann in der Regel. (Einstellung: "E-Mail auf dem Server lassen" abgeschaltet. Ist diese eingeschaltet, Müllt leider auch das POP3 Konto voll und irgendwann können keine E-Mails mehr zugestellt werden)
Vorteile:
Im E-Mailprogramm kann man die E-Mails dann nach System verschieben und in passenden Ordnern speichern. Auch eine Sicherungsdatei sollte man erstellen, wenn die Mails nicht mehr auf dem Server liegen. Die E-Mails sind dann alle auch offline verfügbar - eine Internetverbindung ist tatsächlich nur zum Abrufen und Senden von E-Mails nötig - nicht so wie bei IMAP, auch zum Ansehen und Bearbeiten.
POP3 optimal mit dem Mobilgerät nutzen - Vorgehensweise/ best Practice
Normalerweise ist POP3 so eingerichtet, dass die Mails erst auf das Engerät abgerufen und dann auf dem Server gelöscht werden. Doch was ist, wenn Sie häufig unterwegs sind oder von unterschiedlichen Geräten aus Ihre E-Mails senden und empfangen?
Dann gibt es folgende Einstellmöglichkeit, egal, ob Sie unterwegs sind oder gerade an Ihrem Hauptrechner sitzen:
1. Sie sind unterwegs: Ihre mobilen Geräte (Notebook, Handy, Tablet-PC etc.) stellen Sie so ein, dass Sie über POP3 E-Mails empfangen und eine Kopie auf dem Server lassen.
2. Sie sind im Büro: Rufen Sie alle E-Mails über Ihren Bürocomputer per POP3 ab und stellen Ihr E-Mail Programm hier grundsätzlich so ein, dass die Nachrichten vom Server gelöscht werden.
Damit haben Sie unterwegs optimale Kontrolle über die E-Mails und im Büro die Originale zur Datensicherung.
- Optional kann man das E-Mail-Programm im Büro auch so einstellen, dass es automatisch nach einem bestimmten Zeitraum (ca. 1 bis 3 Tage) die Mails löscht. Damit haben Sie noch ein paar Tage lang ältere E-Mails zusätzlich auf dem Mobilgerät.
