1. Klarer Betreff

Ein Betreff wie "Frage zum Einrichten des Mail-Servers" regt sofort die Gehirntätigkeit an, schon ist man beim Mailprogramm und will wissen, wie die Frage genau lautet. Ein Betreff mit "Ich habe da mal ein Problem" oder ähnliches lässt einen eher innerlich aufstöhnen und erstmal eine andere Mail beantworten.

2. Anrede und Schlussformel

Viel freundlicher wirkt eine Nachricht, wenn der Absender den Angesprochen kurz grüßt. Und wenn der Adressat nicht namentlich bekannt ist, gibt es im Deutschen außer dem förmlichen "Sehr geehrte Damen und Herren" Möglichkeiten wie "Hallo Support-Team" oder ähnliches. Die meisten E-Mails werden immer noch von Menschen gelesen, nicht von Automaten. Und Menschen freuen sich auch über ein "Mit freundlichen Grüßen, Ihr/ Ihre XY" oder ähnliche Abschiedsformeln statt "MfG".

Abkürzungen können beim Schreiben automatisch ausgeschrieben erscheinen - das braucht meist nur ein einziges Mal im Programm eingerichtet werden.

3. Verständlicher Ausdruck im Brief selbst

"Bei mir stimmt was mit meiner Webseite nicht"; das reicht für eine Bearbeitung, Fehlerlokalisierung und/oder -behebung nicht aus.

Die bekannten 5 "W" sollten klar und verständlich genannt werden:

a) wer tut (oder nicht)

b) was,

c) wann,

d) wo und

e) wie (das "Warum" kann dann hoffentlich geklärt werden!).

"Bitte fügen Sie auf meiner Webseite YX, Unterseite 12, in der x. Zeile folgenden Satz ein..." - damit kann man etwas anfangen.

Außerdem sollten natürlich alle zur Bearbeitung notwendigen Daten angegeben sein: Kundennummer, Domainnamen, Rechnungsnummer mit Datum etc.

4. So lang wie nötig und so kurz wie möglich

Perfekt ist Ihre E-Mail, wenn genau das drin steht, was der Angesprochene braucht; nicht mehr, aber auch nicht weniger (siehe die 5 "W").

Das Wichtigste gehört an den Anfang. Und es ist meistens NICHT notwendig, den gesamten vorherigen E-Mail-Verkehr mitzusenden (allerdings sollte der Bezug klar bleiben). Zeit ist Geld - das gilt für Kunden genauso wie für Unternehmen.

5. Sachlich bleiben

Oft werden E-Mails auf Grund ihrer (zu) extremen Kürze missverstanden oder fehlinterpretiert. Dann ist es sehr viel effektiver, nochmal kurz nachfragen, was genau gemeint ist, statt gleich loszuwettern. Da E-Mails inzwischen als Standard-Kommunikationsmittel gelten, ist in den meisten Kreisen ein "Sie" höflicher als ein "du" - auch wenn E-Mails meist etwas weniger formell sind als Briefe.

Emoticons (die kleinen Smileys mit unterschiedlichen Gesichtsausdrücken etc.) haben im offiziellen Geschäftsverkehr nichts zu suchen, genauso wenig wie überschwengliche Gefühlsausbrüche.

6. Spam vermeiden

Wer seine Kunden gerne mit den neuesten Nachrichten versorgen will, sollte dafür einen Newsletter einrichten. In Ihrer Korrespondenz können Sie darauf hinweisen. Wer Neuigkeiten erhalten will, kann sich eintragen. Sowohl die An- als auch die Abmeldung sollte einfach vonstatten gehen.

Einfach Informationen zu versenden nur für den Fall, dass sie für den Empfänger interessant sein KÖNNTEN, geht schon in Richtung Spam-Versand.

7. Korrekte Geschäftsdaten angeben

Niemand will lange raten, von wem eine E-Mail-Nachricht denn nun ist. Mit in die geschäftliche E-Mail gehören, wie ja beim Geschäftsbrief auch, vollständige Geschäftsangaben wie Rechtsform, ggf. Vorstand, HRG-Nummer und Registergerichtangaben wie Anschrift, Ansprechpartner etc. (siehe auch das Ende 2006 beschlossene "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister"). Das kann leicht automatisiert eingefügt werden.



Kurz gefasst: Die "goldene" Geschäfts-E-Mail ist sachlich, präzise und eindeutig - so machen Geschäfte Lust auf mehr!