Sehr geehrte Kunden,
in letzter Zeit etabliert sich die Unsitte, E-Mails per CC: - also per Kopie - an alle möglichen bekannten Personen und E-Mailadressen eines Unternehmens zu schicken.
Es ist zwar praktisch für den Versender, wenn er glaubt, damit möglichen Kommunikationsprobleme vorzubeugen und gleich alles und jeden in Kenntnis zu setzen, jedoch führt dieses Verhalten zu enormen internen Abstimmungsproblemen und unnötigem auch doppeltem "Papierkram".
Der eigentlich vermutete Zweck und evtl. Zeitgewinn wird gerade in das Gegenteil umgekehrt. Warum das so ist?
Überflüssige E-Mails in CC: oder BCC: sind Produktivitätskiller
Meistens ist es nicht notwendig, dass Sie Ihre E-Mails an mehrer Personen eines Unternehmens zu verschicken, eigentlich immer werden eingehenden E-Mails ohnehin durch den Empfänger an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet.
Sie sparen sogar Arbeit, denn andere erledigen dies für Sie!
Ausserdem werden unnötige cc: und bcc: in E-Mails zunehmend als "digitaler Diktierfinger" vom Empfänger empfunden. Einfacher vormuliert: die Chance, dass Ihre Email ignoriert wird, steigt im Verhältnis der cc: Empfänger.
Die vier größten Effektivitätskiller
Wir unterscheiden beim E-Mail-Versand vier Auslöser, die zur Informationsüberflutung führen:
1. Unnötige interne E-Mails, deren Inhalt besser persönlich kommuniziert werden sollte
2. Gut gemeinte, aber unprofessionelle Weiterleitungen durch Führungskräfte des Typs „zur Info“
3. Unnötige „Cc-Verteiler“, die von Mitarbeitern großzügig genutzt werden
4. Vermeidbare Eskalation durch „Ping-Pong“-Mails.
Weitere Tipps im für alle Seiten schlanken Umgang mit E-Mails finden in fogenden Beiträgen:
E-Mails als Produktivitätskiller unschädlich machen
7 Tipps zur E-Mail Nettiquette
Bitte helfen Sie mit, durch bedachten Umgang mit dem Medium, uns alle etwas zu entlasten!
Oft ist auch der Einsatz eines Ticket Systems sinnvoll. Wir beraten Sie gerne zu diesem Thema und implementieren leistungsfähige Ticket System wie OTRS und andere. Sprechen Sie uns an.
