Unterwegs E-Mails checken, im Büro bearbeiten und zu Hause dann noch schnell ein paar wichtige E-Mails abrufen und beantworten - das ist inzwischen bei vielen Realität. Doch wie kann ich meine E-Mail so einrichten, dass nichts verloren geht und ich, egal, wo ich gerade bin, auf dem neuesten Stand bin? Um E-Mails abzurufen gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten: entweder durch das einfache POP3-Verfahren ("Post-Office-Protocol") oder durch das Netzwerkprotokoll IMAP ("Internet Message Access Protocol"). Beide Verfahren, wie Sie Ihre E-Mail abrufen, haben - wie so vieles im Leben - ihre eigenen Vor- und Nachteile.
Für wen ist POP3 empfehlenswert:
- E-Mails werden nur von einem einzigen Rechner abgerufen.
- Die Anzahl der E-Mails hält sich in Grenzen.
- Die meisten E-Mails werden gleich bearbeitet und gelöscht.
- Sie sichern Ihre Mails selbst.
Für wen ist IMAP das Richtige:
- E-Mails werden von unterschiedlichen Geräten und Arbeitsplätzen abgerufen.
- Täglich kommen zahlreiche E-Mails an.
- E-Mails sollen sinnvoll strukturiert in Ordnern abgelegt werden. Diese Ordner kann man so, auf demselben Stand, auch von anderen Arbeitsplätzen aus sehen.
- Auf den Endgeräten werden weniger Ressourcen gebraucht, da die Verwaltungs- und Speicheraufgaben beim Server liegen.
- E-Mails werden auf dem Server gesichert.
Normalerweise ist POP3 so eingerichtet, dass die Mails vom Server abgerufen und dann dort gelöscht werden. Man kann die Mails aber auch auf dem Server belassen und sie z.B. nach einer fest vereinbarten Zeit, etwa nach 14 Tagen, löschen lassen.
Bei IMAP ist ein größeres Postfach nötig, da die Mails ja auf dem Server bleiben. Je nach E-Mail-PRogramm werden erst nur die Kopzeilen, bei Bedarf die ganze Nachricht geladen und kann dann offline gelesen werden.
1. E-Mail einrichten mit POP3
POP3 ist zum Abrufen von E-Mails weit verbreitet. Ein Mailprogramm wie z.B. Thunderbird von Mozilla, Windows Live Mail, Microsofts Nachfolger von Outlook Express, oder Outlook 2010 etc. ruft die eingegangenen Mails vom Server ab und löscht sie in der Regel, wenn sie auf dem lokalen Rechner gespeichert sind. Im Mailprogramm kann man die E-Mails dann beliebig bearbeiten, verschieben und in passenden Ordnern speichern - das geht mit POP3 auf dem Server NICHT! Der Benutzer ist selbst dafür verantwortlich, Sicherungskopien zu erstellen - auf dem Server sind die Mails ja nicht mehr vorhanden.
2. E-Mails verwalten mit IMAP
IMAP bietet einige Vorteile, vor allem, wenn man viel unterwegs ist bzw. seine E-Mails über verschiedene Geräte abruft:
- Sie sehen zunächst nur die Kopfzeile der Nachricht und können dann entscheiden, ob Sie die E-Mail herunterladen oder auch direkt auf dem Server löschen.
- Die E-Mails verwalten Sie auf dem Server; ob nun E-Mail lesen, verschieben, löschen oder beantworten.
- Der Bearbeitungsstatus der Mail (Ungelesen/Gelesen, Beantwortet/Weitergeleitet etc.) wird auf dem Server gespeichert - egal, wo Sie Ihre Mails anaehen, Sie sind überall auf dem neuesten Stand.
Ob Ihr E-Mail-Postfach IMAP-fähig ist, erfahren Sie von Ihrem Internet- bzw. E-Mail-Provider (bei onSite internet services ist POP3 ab dem Startpaket, IMAP ab Office 3-Paket enthalten).
Wie Sie IMAP für Outlook 2010 einrichten, erklärt Microsoft (auch für andere Outlook-Versionen).
Eine Erklärung, wie Sie IMAP unter Mozilla Thunderbird einrichten, gibt es (tw. auf Deutsch) auf Mozilla.org.
Anmerkung: IMAP und POP3 dienen dazu, E-Mails zu empfangen, nicht zu senden; dafür gibt es das "Simple Mail Transfer Protocol", SMTP.
